Evidența orelor de muncă prestate de fiecare angajat intră în sarcina angajatorului, după cum se specifică an articolul 119 din Codul Muncii. Totul se face cu ajutorul unui tabel, care poate fi în format electronic, ca fișier excel, sau imprimat direct pe foi A4.
Acesta este cel mai simplu model de condică de prezență a angajaților
În tabel se trece numele angajatului și se completează ora de începere a programului, precum și cea de sfârșit a zilei de lucru. Această evidență este păstrată la biroul de resurse umane al angajatorului și se supune controlului instectorilor de muncă, de câte ori se solicită acest lucru.
Această fișă de pontaj a devenit obligatorie începând cu 7 august 2017.
Condica de prezență poate fi și în format electronic
Prezența la locul de muncă e înregistrată cu ajutorul unui card
“Aceasta evidenta este obligatorie nu numai pentru a creea posibilitatea verificarii modului in care angajatorul respecta prevederile legale privind timpul de munca si de odihna dar si pentru intocmirea corecta a statului de salarii, Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr.
2.634/2015 privind documentele financiar-contabil, prevazand la Anexa nr. 2, Grupa a V-a, Salarii si alte Drepturi de Personal, faptul ca documentele de evidenta a timpului lucrat efectiv stau la baza intocmirii statului de salarii, document intocmit pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate.”, a comunicat Institutul Teritorial de Muncă.
Mai toți angajatorii înregistrează automat prezența la locul de muncă cu ajutorul unui card aflat în posesia angajatului. Se centralizează lunar evidența cu orele lucrate de fiecare angajat, pentru a fi calculat timpul real de muncă efectuat de ficare salariat la locul de muncă. În condica de prezență trebuie să apară date legate de angajator, perioada pentru care se întocmește documentul, numărul total de ore lucrate de fiecare angajat, semnătura celui care a întocmit condica de prezență și semnătura directorului societății angajatoare.