Orice instituție publică are datoria să țină o evidență corectă și ordonată a tuturor obiectelor pe care le deține și a documentelor care fac parte din domeniul lor de activitate.
5 lucruri pentru care orice instituție trebuie să le țină în evidență
De la echipamente fizice și tehnologice, precum scaune, mobilier, calculatoare, laptopuri, până la programe și softuri ce le ajută să gestioneze toate documentele. Legea spune că instituțiile de stat și administrațiile trebuie să fie organizate, astfel încât să dețină mereu un inventar coerent și clar a documentelor, cum ar fi spre exemplu, cele de resurse umane, ce trebuie stocate până la 50 ani. Sau primăriile care se ocupă cu evidența persoanelor au nevoie să dețină un proces super eficient de eliberare a actelor, astfel încât să fie capabile să ofere situații și evidențe la diferite solicitări ale cetățenilor.
Iată și alte exemple de evidențe pe care instituțiile publice trebuie să le dețină:
Patrimoniul este o categorie ce cuprinde diverse construcții, clădiri, terenuri, alei, spații verzi etc. Toate acestea trec printr-un proces complex de administrare precum darea în folosință, transfer public, vânzare, comodat, retrocedare, conservare și multe altele. De aceea, pentru eficientizare instituția publică trebuie să apeleze la programe și softuri care să le ajute să-și ușureze cât mai mult acest proces. Ele pot colecta informații și date și apoi le pot actualiza și păstra în siguranță.
În funcție de specificul fiecărei instituții, acestea trebuie să dețină informații mereu actualizate, de pildă, ale oamenilor care beneficiază de asigurare de sănătate la Casa de Sănătate sau APIA ce distribuie subvenții agricultorilor. De asemenea, mai există Agenția de Plăți de la Ministerul Muncii care se ocupă cu plata alocațiilor copiilor, plata ajutoarelor de handicap, etc. Toate aceste entități publice sunt sisteme ce contribuie la sănătatea generală a populației și este important să funcționeze cât mai eficient.
După anii ‘90, statul român a creat o instituție ce se numește Registrul Comerțului. Acesta se ocupă cu evidența tuturor firmelor din România și consemnează întreaga lor activitate, de la înființare, popriri, blocări, până la închidere. De asemenea, Ministerul Justiției deține o structură similară numită Registrul Asociațiilor și Fundațiilor ce se ocupă cu evidența organizațiilor de acest tip.
Un catalog al proiectelor cu finanțare europeană îl deține Agenția pentru Dezvoltare Regională Centru (ADR). Aceasta este răspândită în toată țara prin entitățile administrativ-legale ADR care se ocupă cu dezvoltarea diferitelor zone din țară privind infrastructura, sănătatea, educația, întreprinderile mici și mijlocii, productivitatea. Activitatea lor principală este să atragă investiții prin accesarea fondurilor europene folosindu-se de programe ca Phare sau Programul Operațional Teritorial. Totodată, ADR are mai multe roluri, pe lângă evidența proiectelor europene, și monitorizarea implementării acestora.
Citeste si: Greutate si inaltime copii in functie de varsta- catena.ro
Citeste si: VIDEO| Cerșetorul milionar. Bărbatul care s-a transformat din om al străzii, în milionar
O veste bună este că, “dosarul cu șină” se va desființa, iar organele publice nu vor mai putea cere copii ale actelor și documentelor necesare pentru soluționarea unui serviciu public. Prin urmare, se urmărește implementarea unei gestiunii digitale prin care totul se simplifică, de la înaintarea solicitării până la soluționarea acesteia. Cu toate acestea, instituțiile trebuie să aibă în continuare arhive și spații de stocare electronică pentru toate documentele cu caracter administrativ.
Sursa foto: pexels.ro
Citeste si: "Regele asfaltului" Nelu Iordache, condamnat la 6 ani de închisoare în dosarul Transalpina
De ce UE nu-l poate opri pe Viktor Orban
